Quelles sont les exigences de Qualiopi concernant le suivi des apprenants ?

Une action de formation se définit comme un processus pédagogique qui permet d'atteindre un objectif professionnel.

Qualiopi, c'est permettre aux financeurs de s'assurer que vous, organisme de formation, mettez tout en œuvre pour permettre à vos apprenants d'atteindre leurs objectifs.

Les outils doivent donc permettre de valider ce processus pédagogique :

• Système d'analyse des attentes et des besoins
• Adaptation de la formation aux besoins spécifiques des bénéficiaires (formation modulable, séances de suivi personnalisées, accompagnement des personnes en situation de handicap, …)
• Analyse des compétences initiales et du niveau de l'apprenant au démarrage de la formation
• Mise en place d'un cadre favorable d'apprentissage (accueil, moyens mis en œuvre, outils et méthodes pédagogiques…)
• Validation des acquis et de l'atteinte des objectifs
• Suivi personnalisé

Et plus largement, il doit faciliter la gestion de l'organisme de formation dans sa globalité en prenant notamment en compte les difficultés rencontrées, les incidents éventuels afin de se projeter dans une amélioration continue de son organisme.

Pour vous aider à trouver la meilleure plateforme LMS pour organisme de formation, j'ai décidé de faire ici une sélection des outils qui, à ce jour, correspondent à ces pré-requis !

Tout d'abord, je vous invite à bien différencier les 3 types de plateformes LMS en fonction de leurs fonctionnalités :

1. Gestion des tunnels de vente et des inscriptions
2. Création et automatisation des documents administratifs (contrats, émargements, enquête de satisfactions) et suivi des apprenants (évaluation, fréquentation, travail rendu...)
3. Animation et diffusion des formations

Pour chaque catégorie, voici ce que je préconise à mes clients.

Les plateformes pour vendre vos formations et gérer les inscriptions

Ce sont des plateformes qui vont vous permettre de trouver des clients pour vos formations et de générer des ventes. Elles vous permettent de créer des tunnels de vente souvent digitaux et de valider les inscriptions. Ce sont des outils généralement bien connus et qui se positionnent souvent comme des plateformes LMS tout en un.

Kajabi

Kajabi est une plateforme tout-en-un qui facilite vraiment la vie des formateurs. Vous y trouvez tout ce qu'il faut : hébergement de cours, outils marketing et gestion des paiements dans un seul endroit.

Créez facilement vos parcours d'apprentissage, lancez des campagnes d'emails et gérez vos ventes sans changer constamment d'outil. C'est pratique et efficace !

Par contre, notez que Kajabi ne propose pas de suivi détaillé de la fréquentation des apprenants ni de système pour gérer les travaux rendus. Autre point à considérer : son prix assez élevé peut être un frein si vous débutez ou dirigez une petite structure.

Teachable

Teachable est une plateforme qui vous simplifie vraiment la vie pour créer et vendre vos formations. Pas besoin d'être un expert en tech pour gérer les inscriptions et les paiements, tout est conçu pour être intuitif.

Vous gagnez un temps précieux sur la vente et la diffusion de vos formations.

Le hic? Côté personnalisation et marketing, c'est assez limité si vous voulez vous démarquer.

Et comme pour Kajabi, il manque un vrai suivi de la fréquentation des apprenants et un système efficace pour gérer les travaux rendus. Idéal pour débuter, mais vous pourriez vite sentir ses limites en grandissant, notamment dans le suivi administratif de vos formations.

Podia

Podia est une plateforme LMS qui met l'accent sur la simplicité tout en restant efficace pour vos formations. Vous apprécierez son interface intuitive qui vous permet de mettre en ligne vos cours sans prise de tête.

Un gros avantage : Podia ne prend aucune commission sur vos ventes, ce qui est rare dans le secteur ! Et si vous avez besoin d'aide, leur support client est vraiment réactif et à l'écoute.

Le petit bémol ? Si vous êtes fan de marketing automatisé sophistiqué, vous pourriez rester sur votre faim. Leurs outils d'automatisation restent assez basiques et, comme les plateformes précédentes, le suivi précis de la fréquentation de vos apprenants ainsi que la gestion des travaux rendus ne sont pas au rendez-vous.

Parfait pour démarrer, mais peut-être un peu juste pour les pros du marketing.

Learnybox

LearnyBox est une plateforme LMS française qui a tout pour plaire aux formateurs qui veulent gérer leur business de A à Z. Vous disposez d'un outil complet avec tunnel de vente intégré, organisation de webinaires et CRM pour suivre vos prospects.

C'est un vrai couteau suisse made in France qui vous évite de multiplier les abonnements à différents services.

Un point fort : le suivi de la fréquentation de vos apprenants est bien intégré, ce qui vous permet de mesurer leur engagement.

Par contre, ne vous attendez pas à tout maîtriser en quelques clics ! L'interface demande un peu d'investissement au départ et peut sembler touffue pour les débutants. Mais une fois la prise en main effectuée, vous disposez d'un outil puissant qui couvre la plupart de vos besoins à l'exception du suivi administratif des formations.

System.io

System.io est une plateforme LMS qui séduit d'abord par son prix très accessible, une bouffée d'air frais dans le monde des solutions tout-en-un pour formateurs. Vous pouvez gérer vos ventes, héberger vos formations et mettre en place des automatisations marketing sans vous ruiner.

Idéale pour les débutants ou les petites structures qui veulent centraliser leurs outils sans exploser leur budget. Bonne nouvelle : le suivi de la fréquentation de vos apprenants est bien intégré, ce qui vous permet de mesurer leur engagement dans vos formations.

Le bémol ? L'interaction avec vos apprenants reste assez basique. Si vous cherchez à créer une véritable communauté d'apprentissage avec des échanges riches, vous pourriez être déçu.

Parfaite pour lancer votre activité sans investissement massif, mais vous pourriez avoir besoin d'évoluer vers d'autres solutions à mesure que votre communauté grandit et pour le suivi administratif.

KOONeo

ClickFunnels

Les plateformes CRM pour gérer vos formations et suivre les avancées de vos apprenants

Ce sont des plateformes qui vont vous permettre de réaliser vos contrats de formations, d'éditer les feuilles d'émargement, de compiler les documents, de suivre votre catalogue de formation... Ces plateformes sont là pour vous aider dans la partie administrative de vos formations et notamment dans le suivi demandé par la certification Qualiopi.

Digiforma

Digiforma est la solution française que je recommande le plus. Elle permet une gestion administrative et pédagogique avancée de vos formations en version gratuite (suivi centralisé des formations, générateur de conventions, bibliothèque de programme, base de données de stagiaires...).

Mais elle dispose également d'une solution de e-learning et d'une partie CRM et suivi commercial en version payante. Cela peut donc vous permettre de gérer l'intégralité de votre organisme de formation avec un seul outil.

Hop3Team

hop3team est une solution totalement personnalisable en fonction de vos besoins. Vous choisissez les blocs qui vous intéressent parmi une quantité impressionnante et vous disposez ensuite de votre solution rêvée.

CRM, édition de devis et de factures, gestion des intervenants, édition des documents liés aux actions de formation, gestion des coûts de formation, évaluations en ligne, dématérialisation de l'émargement... le choix est vaste !

Seule contrainte, il n'y a pas de version gratuite. Cette solution est donc payante par abonnement mensuel, annuel ou pour deux ans.

Queoval

QUEOVAL se veut être une solution de gestion digitale à 360° pour les organismes de formation certifiés Qualiopi. Son objectif est de vous permettre de gérer tout votre organisme de formation avec un seul outil en respectant les pré-requis de la certification qualité Qualiopi.

Cette solution propose un grand nombre de fonctionnalités pour la formation à distance telles que le suivi qualité Qualiopi, la gestion administrative, l'émargement électronique, la classe virtuelle, l'évaluation des formation, l'édition du bilan pédagogique et financier... 

Cette solution ne dispose pas de version gratuite. Il est donc nécessaire de prendre un abonnement pour utiliser cette solution.

Dendreo

Dendreo est une solution qui répond aux multiples besoins administratifs des organismes de formation, avec une approche très complète. Vous disposez d'un outil robuste pour gérer vos formations, assurer le suivi des apprenants et générer tous les documents administratifs nécessaires.

Particulièrement efficace pour la gestion Qualiopi, Dendreo vous aide à rester conforme sans effort supplémentaire.

Le petit bémol ? L'interface est assez dense avec de nombreuses fonctionnalités. Vous aurez donc besoin d'un peu de temps pour vous familiariser avec toutes ses possibilités et en tirer pleinement parti. Mais une fois cette étape passée, vous bénéficiez d'un outil puissant qui couvre presque tous les aspects de votre activité de formation.

Les plateformes pour diffuser vos formations et suivre vos apprenants (plateformes LMS)

Les plateformes LMS (Learning Management Systems) permettent de diffuser vos formations auprès de vos apprenants. Ces plateformes disposent d'une interface administrateur pour vous et d'une interface utilisateur pour vos clients. Cela permet d'échanger avec vos apprenants et de gérer votre contenu.

L'utilisateur, lui, peut accéder au contenu pédagogique qui lui est destiné.

Pour que ces plateformes soient conformes avec la certification Qualiopi, vous devez être en mesure de télécharger les données de connexion, de fréquentation et d'assiduité de vos apprenants afin de démontrer la réalité de la formation.

Il est donc essentiel de choisir la bonne plateforme.

Moodle

Moodle est la solution open-source incontournable dans le monde de la formation, mais qui demande un certain investissement en temps. Vous bénéficiez d'une plateforme entièrement personnalisable et particulièrement performante pour le suivi pédagogique de vos apprenants. Les outils d'évaluation, de quiz et de suivi des progressions sont extrêmement complets et répondent aux besoins les plus exigeants.

Par contre, ne vous attendez pas à une prise en main immédiate ! L'installation et la maintenance nécessitent des compétences techniques ou l'aide d'un prestataire spécialisé. C'est le prix à payer pour cet outil puissant et gratuit qui, une fois maîtrisé, offre probablement le meilleur rapport qualité/prix du marché pour les organismes de formation.

360 Learning

360 Learning est une plateforme qui mise sur la dimension collaborative et sociale de l'apprentissage, bien plus qu'un simple outil de diffusion de contenus. Vous pouvez créer des formations interactives où vos apprenants échangent, partagent et construisent ensemble leurs savoirs.

L'aspect communautaire est vraiment au cœur de l'expérience, avec des fonctionnalités qui encouragent les discussions et le partage de connaissances entre participants. Le suivi des apprenants permet de mesurer l'engagement.

Attention toutefois au tarif assez conséquent qui peut faire réfléchir à deux fois les petites structures ou les formateurs indépendants. C'est un peu comme s'offrir une Ferrari pour faire les courses - puissant mais peut-être surdimensionné si vos besoins sont modestes. Idéale pour les organismes qui veulent vraiment investir dans une approche pédagogique sociale et évoluée.

Thinkific

Thinkific est une solution très facile à prendre en main. Elle vous permet de créer votre site web en lien avec vos formations, de créer vos pages de vente mais aussi de dispenser vos formations.

Cette plateforme propose une grande quantité de formats différents pour votre contenu de formation. Elle permet également l'intégration de quiz et la transmission de document par votre apprenant.

Rise 360

Rise 360 est un outil qui séduit par sa facilité de prise en main pour créer des formations visuellement attractives. Vous pouvez concevoir des modules interactifs et parfaitement adaptés à tous les écrans en un temps record, sans compétences techniques particulières.

L'interface est intuitive et vous permet de vous concentrer sur votre contenu plutôt que sur la technique. Vos apprenants peuvent profiter d'une expérience fluide, que ce soit sur ordinateur, tablette ou smartphone.

Le petit bémol ? Si vous aimez personnaliser chaque détail de votre formation ou créer des interactions très spécifiques, vous pourriez vous sentir un peu limité. Rise 360 privilégie la simplicité et l'efficacité plutôt que les options de personnalisation avancée. Parfait pour les formateurs qui veulent produire rapidement du contenu de qualité sans se prendre la tête avec le design.

Agora Learning

Agora Learning est une solution e-learning complète dans ses fonctionnalités. Vous pouvez créer, planifier et diffuser vos formations très simplement.

L'interface est pensée pour tous les niveaux d'expertise, du débutant au confirmé, avec des outils qui s'adaptent à votre progression. Le suivi administratif est un vrai point fort avec la génération automatique des documents officiels (conventions, émargements, attestations) qui vous fait gagner un temps précieux.

Seul bémol pour les pros de l'administratif: si vous cherchez des fonctionnalités ultra-spécifiques de gestion financière ou de reporting complexe, vous pourriez trouver certaines limites à l'outil.

Teachizy

Teachizy est une très bonne alternative à Thinkific. Cette plateforme est 100 % française qui vous permet de vendre et de dispenser vos formations en ligne. Elle dispose d'une version gratuite très intéressante et complète. Cependant, pour chaque vente réalisée, vous devrez verser 7% de commission à Teachizy.

Les plateformes à éviter

Certaines plateformes comme Learnybox ou Podia ont très bonne réputation et sont souvent recommandées. Malheureusement, ces plateformes ne sont pas compatibles avec les obligations liées à la gestion d'un organisme de formation certifié Qualiopi.

Je vous conseille donc de les éviter ou de les coupler avec des outils qui vous permettront de réaliser un véritable suivi de vos apprenants.

J'espère que vous trouverez votre bonheur dans ma sélection. Si vous souhaitez échanger à ce sujet, laissez un commentaire. Je serai ravie d'en discuter avec vous !

Date de dernière mise à jour : 20 mars 2025